Rechnungen

Verbinde dein Rechnungsprogramm auf der Verbindungen-Seite — unterstützt werden sevDesk und Lexware Office (eines von beiden, nicht beide gleichzeitig).

Bei sevDesk wählst du danach in den Einstellungen ein Zahlungskonto — es muss ein Offline-Konto sein (siehe „Erste Schritte“) — sowie optional Briefpapier, Vorlage und die Kleinunternehmer-Option. Bei Lexware Office genügt der API-Key (Erweiterungen → Public API); die Kleinunternehmer-Einstellung übernimmt Weenie Dash automatisch aus deinem Lexware-Profil.

Auf der Bestellseite genügt ein Klick auf „Rechnung erstellen“. Weenie Dash übernimmt dann alles:

• sucht oder erstellt den Kunden-Kontakt in deinem Rechnungsprogramm (per E-Mail-Adresse),
• übernimmt alle Positionen aus der Etsy-Bestellung inklusive Versandkosten und Rabatten,
• finalisiert die Rechnung (sie bekommt ihre Rechnungsnummer),
• bucht sie bei sevDesk als bezahlt auf deinem Zahlungskonto — Etsy-Bestellungen sind ja bereits bezahlt (bei Lexware Office siehe unten),
• wendet dein gewähltes Briefpapier bzw. Layout an.

Es wird dabei keine E-Mail verschickt — das entscheidest du separat (siehe unten). Doppelte Rechnungen sind ausgeschlossen: Existiert schon eine Rechnung zur Bestellung, wird keine zweite angelegt.

Die Lexware-API erlaubt es nicht, Rechnungen als bezahlt zu markieren — das geht nur in Lexware Office selbst. Weenie Dash hilft dabei:

• Die Bestellseite zeigt den Zahlungsstatus aus Lexware an („Zahlung offen“ / „Bezahlt markiert“) und aktualisiert ihn bei jedem Etsy-Sync,
• der Button „In Lexware Office als bezahlt markieren“ öffnet die Rechnung direkt in Lexware — dort sind es zwei Klicks.

Außerdem verschickt bei Lexware Office Weenie Dash die Rechnungs-E-Mail (mit PDF-Anhang, Antworten gehen an deine Konto-Adresse), und einmal finalisierte Rechnungen lassen sich nicht mehr über Weenie Dash löschen — falls nötig, stornierst du sie direkt in Lexware Office.

Die Sprache richtet sich nach dem Lieferland: Deutschland, Österreich und die Schweiz bekommen deutsche Rechnungen, alle anderen Länder englische — Positionstexte, Rechnungstexte und das Layout des Rechnungsprogramms inklusive.

Die fertige Rechnung kannst du auf der Bestellseite als PDF öffnen. Über „Per E-Mail senden“ verschickst du sie an den Kunden — bei sevDesk läuft der Versand über sevDesk (du bekommst eine Kopie), bei Lexware Office verschickt Weenie Dash die Mail selbst; die Rechnung hängt in beiden Fällen automatisch als PDF an.

Betreff und Text sind aus deinen E-Mail-Vorlagen vorausgefüllt und lassen sich vor dem Senden noch bearbeiten. Wurde die Rechnung bereits versendet, warnt dich ein Hinweis vor einem doppelten Versand.

Wichtig: Etsy gibt die E-Mail-Adressen deiner Käufer nicht heraus — die Empfängeradresse kommt aus dem Kontakt der Bestellung und muss dort einmalig gepflegt werden (siehe „Kontakte & Adressen“).

Unter Einstellungen pflegst du E-Mail-Vorlagen pro Sprache — mit Platzhaltern wie dem Käufernamen oder der Rechnungsnummer, die beim Senden automatisch gefüllt werden. Eine Vorlage kannst du als Fallback (★) markieren; sie greift, wenn es für die Sprache des Ziellandes keine eigene Vorlage gibt.

Gilt nur für sevDesk: Solange eine Rechnung noch nicht per E-Mail versendet wurde, kannst du sie auf der Bestellseite löschen — etwa um sie mit anderen Einstellungen neu zu erstellen. Weenie Dash macht dabei auch die Zahlungsbuchung in sevDesk rückgängig. Lexware-Office-Rechnungen sind nach der Finalisierung unveränderbar (GoBD) und werden bei Bedarf in Lexware storniert.

Nach dem E-Mail-Versand ist Löschen nicht mehr möglich (sevDesk sperrt versendete Rechnungen). War es die neueste Rechnung, wird ihre Nummer bei der nächsten Rechnung wiederverwendet — es entstehen also keine Lücken im Nummernkreis.