Rechnungen

Verbinde dein Rechnungsprogramm auf der Verbindungen-Seite — unterstützt werden sevDesk und Lexware Office (eines von beiden, nicht beide gleichzeitig).

Bei sevDesk wählst du danach in den Einstellungen ein Zahlungskonto — es muss ein Offline-Konto sein (siehe „Erste Schritte“) — sowie optional Briefpapier, Vorlage und die Kleinunternehmer-Option. Bei Lexware Office genügt der API-Key (Erweiterungen → Public API); die Kleinunternehmer-Einstellung übernimmt Weenie Dash automatisch aus deinem Lexware-Profil.

Auf der Bestellseite genügt ein Klick auf „Rechnung erstellen“. Weenie Dash übernimmt dann alles:

• sucht oder erstellt den Kunden-Kontakt in deinem Rechnungsprogramm (per E-Mail-Adresse),
• übernimmt alle Positionen aus der Etsy-Bestellung inklusive Versandkosten und Rabatten,
• finalisiert die Rechnung (sie bekommt ihre Rechnungsnummer),
• bucht sie bei sevDesk als bezahlt auf deinem Zahlungskonto — Etsy-Bestellungen sind ja bereits bezahlt (bei Lexware Office siehe unten),
• wendet dein gewähltes Briefpapier bzw. Layout an.

Es wird dabei keine E-Mail verschickt — das entscheidest du separat (siehe unten). Doppelte Rechnungen sind ausgeschlossen: Existiert schon eine Rechnung zur Bestellung, wird keine zweite angelegt.

Die Lexware-API erlaubt es nicht, Rechnungen als bezahlt zu markieren — das geht nur in Lexware Office selbst. Weenie Dash hilft dabei:

• Die Bestellseite zeigt den Zahlungsstatus aus Lexware an („Zahlung offen“ / „Bezahlt markiert“) und aktualisiert ihn bei jedem Etsy-Sync,
• der Button „In Lexware Office als bezahlt markieren“ öffnet die Rechnung direkt in Lexware — dort sind es zwei Klicks.

Außerdem lassen sich einmal finalisierte Rechnungen nicht mehr über Weenie Dash löschen — falls nötig, stornierst du sie direkt in Lexware Office.

Die Sprache richtet sich nach dem Lieferland: Deutschland, Österreich und die Schweiz bekommen deutsche Rechnungen, alle anderen Länder englische — Positionstexte, Rechnungstexte und das Layout des Rechnungsprogramms inklusive.

Die fertige Rechnung kannst du auf der Bestellseite als PDF öffnen. Über „Per E-Mail senden“ verschickt Weenie Dash sie an den Kunden, bei sevDesk genauso wie bei Lexware Office — mit der Rechnung als PDF im Anhang und in deinem Layout (siehe „So sieht die E-Mail aus“).

Hast du unter Verbindungen einen eigenen SMTP-Server hinterlegt, geht die Mail darüber und mit deiner Absenderadresse raus. Sonst verschickt Weenie Dash sie unter deinem Shopnamen, und Antworten landen in deinem Postfach (deine Konto-E-Mail-Adresse).

Betreff und Text sind aus deinen E-Mail-Vorlagen vorausgefüllt und lassen sich vor dem Senden noch bearbeiten. Wurde die Rechnung bereits versendet, warnt dich ein Hinweis vor einem doppelten Versand.

Wichtig: Etsy gibt die E-Mail-Adressen deiner Käufer nicht heraus — die Empfängeradresse kommt aus dem Kontakt der Bestellung und muss dort einmalig gepflegt werden (siehe „Kontakte & Adressen“).

Unter Einstellungen pflegst du E-Mail-Vorlagen pro Sprache — mit Platzhaltern wie dem Käufernamen oder der Rechnungsnummer, die beim Senden automatisch gefüllt werden. Eine Vorlage kannst du als Fallback (★) markieren; sie greift, wenn es für die Sprache des Ziellandes keine eigene Vorlage gibt.

Rechnungs- und Zahlungslink-E-Mails kommen gestaltet bei deinen Kund:innen an: oben das Logo und der Name deines Etsy-Shops, darunter dein Text aus der Vorlage, dann ein Kasten mit Rechnungsnummer, Bestellnummer und Anhang (beim Zahlungslink: Betrag und ein „Jetzt bezahlen“-Button) und ganz unten der Link zu deinem Shop. Die Bilder stecken in der E-Mail selbst — sie erscheinen also auch dort, wo externe Bilder blockiert werden, und melden niemandem, dass die Mail geöffnet wurde.

Unter Einstellungen siehst du eine Vorschau mit deiner deutschen Vorlage. Dort schaltest du auch die kleine Zeile „Versendet mit Weenie Dash“ unter der Mail aus, wenn du sie nicht möchtest. Ohne verbundenen Etsy-Shop steht oben dein Kontoname; ein bei Etsy geändertes Logo übernimmt Weenie Dash spätestens nach einer Woche.

Gilt nur für sevDesk: Solange eine Rechnung noch nicht per E-Mail versendet wurde, kannst du sie auf der Bestellseite löschen — etwa um sie mit anderen Einstellungen neu zu erstellen. Weenie Dash macht dabei auch die Zahlungsbuchung in sevDesk rückgängig. Lexware-Office-Rechnungen sind nach der Finalisierung unveränderbar (GoBD) und werden bei Bedarf in Lexware storniert.

Nach dem E-Mail-Versand ist Löschen nicht mehr möglich — die Rechnung liegt dann schon beim Kunden. War es die neueste Rechnung, wird ihre Nummer bei der nächsten Rechnung wiederverwendet — es entstehen also keine Lücken im Nummernkreis.